I denne vejledning opretter vi et simpelt salgsstedssystem for en fiktiv detailbutik. Systemet vil blive brugt af det operationelle personale til at registrere de daglige forretningstransaktioner, det taktiske personale vil også bruge systemet til at overvåge detailbutikens nuværende præstationer.
Systemet har mulighed for at eksportere data til at udmærke sig. Excel vil blive brugt som et beslutningsstøttesystem til at analysere dataene. Dataene i Excel kan også kombineres med data fra andre kilder.
Detailbutik MIS-komponenter
1. Forretningsprocedurer
Forretningsprocedurer definerer, hvordan de daglige forretningstransaktioner skal gennemføres. Salgsstedssystemet vil blive brugt til at registrere det daglige salg.
Følgende liste beskriver de aktiviteter, der skal udføres, når en kunde køber en vare
- Kunden præsenterer varer, der skal købes, til kontant till
- Kasserer søger i systemet efter den præsenterede vare i systemet for at hente prisen
- Kassereren indtaster mængden af den købte vare, og systemet beregner de samlede omkostninger. Denne proces gentages for alle de købte varer
- Hvis en kasserer fejlagtigt tilføjer en vare eller en varemængde i systemet, skal de kunne fjerne den, hvis betalingen endnu ikke er bogført. Hvis betalingen er bogført, skal kassereren ikke være i stand til at fjerne noget.
- Efter kontrol af den samlede kundefaktura skal systemet tillade kassereren at bogføre kundebetalingen og udskrive en kvittering til kunden.
2. Mennesker
De brugere, der vil bruge systemet, vil være kasserer, regnskabsførere og lagerstyringsbrugere. Alle brugere skal være computer bogstaveligt og være uddannet i, hvordan man bruger salgsstedet.
3. Hardware
Salgsstedssystemet vil Microsoft Access som databasemotor. Microsoft-adgang er en enkeltstående databasemotor, og som sådan køres systemet på en enkelt computer. Den anvendte computer skal have følgende specifikationer.
- Mindst 1 GB RAM
- Mindst 10 GB ledig lagerplads på det lokale drev, hvor databasen vil være
- Computeren skal køre et Windows-baseret operativsystem med mindst Windows XP og derover
- Processorhastigheden skal have mindst 1 GHz
4. Software
Computeren, der skal bruges sammen med systemet, skal have følgende minimumsspecifikationer.
- Microsoft-baseret operativsystem
- Microsoft Office Suite (specifikt Microsoft Word og Microsoft Access)
5. Data
De daglige forretningstransaktioner gemmes i en Microsoft Access-database.
Point of Sale Database Dictionary
En databaseordbog beskriver databasefelterne, hvad de laver og datatypen.
I det følgende beskrives de tabeller, som vi har i vores database. Af hensyn til enkelheden holder vi antallet af tabeller til kun fire (4).
Produkter tabel
| S / N | Feltnavn | Datatype | Beskrivelse |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Numerisk | Optag primærnøgle |
| 2 | Produktnavn | Snor | Produktets navn |
| 3 | Pris | Numerisk | Prisen på produktet |
| 4 | Mængde_på_hånd | Numerisk | Tilgængelig mængde ved hånden til enhver tid |
| 5 | Anbefalet_leverandør_id | Numerisk | Udenlandsk nøgle, der linker til leverandørtabellen |
Kunder tabel
| S / N | Feltnavn | Datatype | Beskrivelse |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Numerisk | Optag primærnøgle |
| 2 | Kundenavn | Snor | Kundens navn |
| 3 | Total_køb | Numerisk | Akkumuleret værdi af det samlede salg til den bestemte kunde |
Leverandørtabel
| S / N | Feltnavn | Datatype | Beskrivelse |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Numerisk | Optag primærnøgle |
| 2 | Leverandør Navn | Snor | Kundens navn |
| 3 | Kontakt nummer | Numerisk | Kontaktnummer for leverandøren |
| 4 | Email adresse | Snor | E-mail-adresse til leverandøren |
Salgstabel
| S / N | Feltnavn | Datatype | Beskrivelse |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Numerisk | Optag primærnøgle |
| 2 | Kunde ID | Numerisk | Kundens unikke id |
| 3 | Overførselsdato | Dato | Datoen for transaktionens registrering |
| 4 | Betalt beløb | Numerisk | Samlet købsbeløb |
| 5 | Betalt | Boolsk | Boolsk felt, der viser, om en kunde har betalt eller ej |
Tabel med salgsoplysninger
| S / N | Feltnavn | Datatype | Beskrivelse |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Numerisk | Optag primærnøgle |
| 2 | salg_id | Numerisk | Kundens unikke id |
| 3 | Produkt_id | Dato | Datoen for transaktionens registrering |
| 4 | antal | Numerisk | Samlet købsbeløb |
| 5 | Betalt | Boolsk | Boolsk felt, der viser, om en kunde har betalt eller ej |
Point of Sale database enhedsforhold diagram
Enhedsrelationsdiagrammet viser forholdet mellem tabeller i databasen. Den følgende tabel beskriver forholdet mellem databasetabellerne
| S / N | Forhold | Primær | Fremmed nøgle | Forholdet natur |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Produkter til salg | Id i produkter | Produkt_id i salg | 1 til mange |
| 2 | Salg til kunder | Id hos kunder | Kunde_id i salg | Mange til mange |
| 3 | Produkter til leverandører | Id hos leverandører | Anbefalet_leverandør_id i produkter | Mange til 1 |
Følgende billede viser forholdet mellem tabellerne i vores database.
Hvordan en transaktion behandles i systemet
- Systemet henter alle kundeoptegnelser fra kundetabellen og udfylder rullemenuen
- Kassereren klikker på den nye transaktionsknap. Dette opretter en ny post i salgstabellen og genererer et transaktions-id.
- Systemet henter alle produkter fra produkttabellen og udfylder rullemenuen
- Kassereren vælger et produkt fra rullelisten. Systemet holder produkt-id og pris for den aktuelle vare.
- Kassereren indtaster den købte mængde. Systemet beregner subtotalen baseret på den gemte pris og den indtastede mængde. Denne proces gentages, indtil alle produkter er blevet sendt i systemet.
- Kassereren indtaster det beløb, som kunden har betalt. Systemet beregner ændringen, hvis kunden betaler mere end prisen.
- Kasserer klikker på knappen efter betaling. Systemet opdaterer;
- produktmængde ved hånden i produkttabellen
- opdaterer det betalte beløb og markerer transaktionen som betalt i salgstabellen
- opdaterer det samlede købsfelt i kundetabellen
Salgssted Grafisk brugergrænseflade Screenshots
Systemets hovedvindue - dette er indgangspunktet i systemet. Det giver brugerne mulighed for at indtaste data, behandle transaktioner, udskrive rapporter og eksportere salgsdata til Excel til yderligere analyse.
Her har vi demonstreret forskellige dataindtastningsvinduer, der blev brugt under POS, for at give et overblik over det felt, der udfyldes under transaktionen.
Point of Sale Window, der bruges af kasserer på kontantstedet
Brugergrænsefladen er designet på en sådan måde, at den guider kassereren gennem de trin, der er involveret i bogføring af en vellykket købstransaktion.
Vindue til indtastning af kundedata
Vindue til indtastning af produktdata
Resumé
Denne tutorial viser dig de praktiske trin involveret i udviklingen af et informationssystem og forklarede en prototype af et POS-system (salgssted). Systemet er udviklet ved hjælp af Visual Basic for Applications (VBA) i Microsoft Access.
- Næste