Hvad er SAP?
SAP står for systemapplikationer og produkter i databehandling. SAP er pr. Definition også navnet på ERP-softwaren (Enterprise Resource Planning) såvel som firmaets navn. SAP Software er et europæisk multinationalt selskab, der blev grundlagt i 1972 af Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner og Tschira. De udvikler softwareløsninger til styring af forretningsdrift og kundeforhold.
SAP-systemet består af et antal fuldt integrerede moduler, der dækker stort set alle aspekter af forretningsstyring.
SAP er nr. 1 på ERP-markedet. Fra 2010 har SAP mere end 140.000 installationer over hele verden, over 25 branchespecifikke forretningsløsninger og mere end 75.000 kunder i 120 lande
Andre konkurrencedygtige produkter fra SAP-software på markedet er Oracle, Microsoft Dynamics osv.
Hvad er SAP ERP? Hvorfor kræves det?
Følgende video forklarer behovet for en ERP-software som SAP i en virksomhed
Klik her, hvis videoen ikke er tilgængelig
Det meget grundlæggende spørgsmål for alle begyndere er, hvorfor Enterprise Resource Planning også kaldet ERP er påkrævet? Lad os undersøge dette typiske forretningsscenarie for at besvare dette.
Antag, at en klient henvender sig til et salgsteam, der beder om et bestemt produkt. Salgeteamet kontakter lagerafdelingen for at kontrollere tilgængeligheden af produktet. Til deres overraskelse fandt salgsteamet ud af, at produktet ikke er på lager. Så næste gang dette ikke sker, skal de introducere et SAP ERP-værktøj.
Før vi rent faktisk ser detaljeret, hvad ERP er, og hvordan ERP kan hjælpe i din forretningsproces, vil vi forstå, hvordan forskellige afdelinger er involveret i hele forretningsprocessen lige fra bestilling af råmaterialet - til fremstillingsvarer - til levering af den endelige produkter til kunden.
Her er hele processen, der følges af enhver forretningsenhed.
- Kunden kontakter salgsteamet for at kontrollere tilgængeligheden af produktet
- Salgeteam henvender sig til lagerafdelingen for at kontrollere, om produktet er tilgængeligt
- Hvis produktet ikke er på lager, henvender salgsteamet sig til produktionsplanlægningsafdelingen for at fremstille produktet
- Produktionsplanlægningsteamet kontrollerer med lagerafdelingen for tilgængelighed af råmateriale
- Hvis råmaterialet ikke er tilgængeligt med lagerbeholdning, køber produktionsplanlægningsteamet råmaterialet fra leverandørerne
- Derefter videresender produktionsplanlægningen råmaterialerne til butiksgulvet til den faktiske produktion
- Når det er klar, sender Shop Floor Team varerne til salgsteamet
- Salgsteam, der igen leverer det til klienten
- Salgsteamet opdaterer økonomien med indtægter fra salg af produktet. Produktionsplanlægningsteam opdaterer økonomien med betalinger, der skal foretages til forskellige leverandører for råvarer.
- Alle afdelinger henvender sig til HR for ethvert personale-relateret spørgsmål.
Det er en typisk forretningsproces for enhver fremstillingsvirksomhed. Nogle vigtige konklusioner, man kunne udlede af scenariet, ville være.
- Det har mange afdelinger eller forretningsenheder
- Disse afdelinger eller forretningsenheder kommunikerer og udveksler løbende data med hinanden
- Enhver organisations succes ligger i effektiv kommunikation og dataudveksling inden for disse afdelinger såvel som tilknyttet tredjepart såsom leverandører, outsourcere og kunder.
Baseret på den måde, hvorpå kommunikation og dataudveksling styres. Virksomhedssystemer kan stort set klassificeres som
1) Decentraliseret system
2) Centraliseret system, der også kaldes ERP.
Decentraliseret system
Lad os se på Decentraliseret system først i en virksomhed med Decentral System of Data Management. Der er to store problemer -
- Data vedligeholdes lokalt i de enkelte afdelinger
- Afdelinger har ikke adgang til information eller data fra andre afdelinger
At identificere problemer, der opstår på grund af decentraliseret Enterprise management system, kan vi se på den samme forretningsproces igen. Kunden henvender sig til salgsteamet for et produkt, men denne gang har han brug for produktet på et presserende grundlag.
Da det er en decentral proces, har salgsteamet ikke adgang til information i realtid til tilgængeligheden af produktet . Så de henvender sig til lagerafdelingen for at kontrollere tilgængeligheden af produktet. Denne proces tager tid, og kunden vælger en anden leverandør, der fører til tab af indtægter og kundetilfredshed.
Antag nu, at produktet ikke er på lager, og salgsteamet henvender sig til produktionsplanlægningsteamet for at fremstille produktet til fremtidig brug. Produktionsplanlægningsteamet kontrollerer tilgængeligheden af de nødvendige råvarer.
I et decentraliseret system lagres råmaterialeoplysninger separat af produktionsplanlægning samt lagerafdelingen. Således stiger omkostningerne til vedligeholdelse af data (i dette tilfælde råmateriale).
Råmaterialinformationen er tilgængelig i to forskellige afdelinger Inventory samt produktionsplanlægning. Når salgsteamet kontrollerer et bestemt råmateriale, der kræves for at fremstille produktet, viser det, at råmaterialet er tilgængeligt pr. Lagerbeholdningen, men ifølge databasen for produktionsplanlægningsteamet er råmaterialet udsolgt.
Så de går videre og køber råmaterialet. Således stiger materialet såvel som lageromkostningerne.
Når råmaterialet er tilgængeligt, opdager butiksgulvet afdeling pludselig, at de mangler arbejdstagere. De henvender sig til HR, som igen ansætter midlertidigt ansatte til højere end markedspriserne. Således stiger ARBEJDSomkostningerne.
Produktionsplanlægningsafdelingen opdaterer ikke økonomiafdelingen om de materialer, de har købt. Finansafdelingen misligholder den betalingsfrist, der er fastsat af sælgeren, hvilket medfører, at virksomheden mister sit omdømme og endda inviterer til en mulig retssag.
Dette er blot nogle få af mange problemer med decentrale systemer.
Nogle store problemer med det decentrale system er -
- Talrige forskellige informationssystemer oprettet individuelt over tid, som er vanskelige at vedligeholde
- Det er tid og penge at bruge tid på at integrere dataene
- Uoverensstemmelser og duplikering af data
- Mangel på rettidig information fører til kundetilfredshed, tab af indtægter og omdømme
- Omkostninger til høje lagerbeholdninger, materialer og menneskelige ressourcer.
Dette er nogle store ulemper, som vi har brug for en løsning på. Løsningen ligger i centraliserede systemer, dvs. ERP.
Centraliseret system
I en virksomhed med et centraliseret system til informations- og datastyring.
1) Data vedligeholdes centralt og deles med forskellige afdelinger
2) Afdelinger har adgang til information eller data fra andre afdelinger
Lad os se på den samme forretningsproces igen for at forstå, hvordan et centraliseret virksomhedssystem hjælper med at overvinde problemer fra et decentraliseret virksomhedssystem.
I dette tilfælde opdaterer alle afdelinger et centralt informationssystem.
- Når kunden henvender sig til salgsteamet for at købe et produkt på et presserende grundlag. Salgsteamet har informationsadgang i realtid til produkterne i beholdningen, der opdateres af lagerafdelingen i det centraliserede system
- Salgsteamet reagerer på kundeanmodning til tiden, hvilket fører til øgede indtægter og kundetilfredshed.
- Hvis der kræves fremstilling, opdaterer salgsteamet den centraliserede database, så hele afdelingen forbliver informeret om produktstatus.
- Produktionsplanlægningsafdelingen opdateres automatisk af den centraliserede database for krav. Produktionsplanlægningsteamet kontrollerer tilgængeligheden af de krævede råvarer via den centrale database, som opdateres af lagerafdelingen.
- Således undgås dataduplikering, og nøjagtige data gøres tilgængelige. Shop Floor Team opdaterer deres Man Power Status regelmæssigt i den centrale database, som HR-afdelingen har adgang til.
- I tilfælde af mangel på arbejdsstyrke starter HR-teamet rekrutteringsprocessen med betydelig ledetid til at ansætte en passende kandidat til markedspris. Således går arbejdsomkostningerne ned.
- Mens leverandører kan sende deres fakturaer direkte til Central Enterprise System, som finansafdelingen har adgang til. Således foretages betalinger til tiden, og mulige juridiske handlinger undgås
- SAP-software er en type centraliseret system. SAP-systemer er de mest populære i ERP-software.
De vigtigste fordele ved det centraliserede system er:
- Det eliminerer duplikering, diskontinuitet og redundans i data
- Giver information på tværs af afdelinger i realtid.
- SAP Company giver kontrol over forskellige forretningsprocesser
- Øger produktiviteten, bedre lagerstyring, fremmer kvalitet, reducerede materialepriser, effektiv personaleadministration, reducerede omkostninger øger overskuddet
- Bedre kundeinteraktion og øget kapacitet. Det forbedrer også kundeservice
- Derfor kræves et centraliseret virksomhedsstyringssystem.
- SAP Software er et centraliseret virksomhedsstyringssystem, også kendt som Enterprise Resource Planning.
- Forkortelsen af SAP er systemapplikationer og produkter i databehandling.