Projektstyringsstyring
Projektomkostningsstyring defineres som processen med at planlægge og kontrollere projektet omkostningseffektivt. Den definerer, hvilke omkostninger der kræves for hver leverance. Omkostningerne ved projektet kan estimeres fra forskellige proceskilder (eksempler nedenfor)
- Oprettelse af arbejdsopdelingsstruktur (WBS)
- Udvikle tidsplan
- Planlæg menneskelige ressourcer
- Identificering af risici
Omkostningsstyringens input inkluderer,
- Projektledelsesplan
- Projektgrundlaget
- Virksomheds miljømæssige faktorer
- Organisatoriske procesaktiver
Mens output af dette er
- Omkostningsstyringsplan.
Oprettelse af estimering og omkostning for projekt er en yderst vigtig del af enhver projektledelse. Forskellige ting tages i betragtning ved beregning af budget for projekt som lønomkostninger, nødvendigt udstyrsanskaffelse, materielle omkostninger osv.
Hvad er projektomkostningsestimering?
Estimering af projektomkostninger defineres som processen til tilnærmelse af projektets samlede udgifter. Nøjagtigheden af omkostningsestimationen afhænger af nøjagtigheden og detaljerne i projektomfanget, som er omfangets baseline. Omfanget definerer også eventuelle begrænsninger som dato, ressourcer eller budget. Risikoregistret hjælper med at beregne estimerede omkostningstyper, udgifterne bag den betingede handling og udgifterne til at håndtere risici.
For at estimere projektomkostningerne skal du kategorisere forskellige omkostningstyper i kategorier som f.eks
- Arbejdsomkostninger
- Omkostninger til udstyr
- Omkostninger ved forsyninger
- Rejseomkostninger
- Uddannelsesomkostninger
- Omkostninger mv.
Teknikker, der bruges til at estimere projektomkostninger
For at estimere projektomkostningerne formelt er der få metoder (teknikker), der anvendes som følger:
- Analog estimering
Denne estimeringsteknik er baseret på ekspertvurderinger og information baseret på lignende tidligere projekter. Hvor tidligere gjort lignende projektomkostninger betragtes med plus eller minus 20% for eksisterende projekt.
- Parametrisk estimering
Tidligere data eller registrering bruges til at estimere omkostningerne for det aktuelle projekt.
- Estimering nedenfra og op
Når du har defineret projektets omfang, er det den mest pålidelige form for teknik. I denne teknik, baseret på WBS, estimerer du omkostningerne for hver ressource eller leverancer.
Ligeledes er der andre metoder (teknikker), som kan være nyttige til estimering af omkostninger som PERT-estimering, leverandørbudsanalyse osv.
Projekt Budgetplanlægning
Hovedformålet med denne aktivitet er at allokere og godkende de nødvendige monetære ressourcer til at gennemføre projektet. Hovedoutput til bestemmelse af budgettet inkluderer omkostningsbaseret baseline. Det specificerer ikke kun, hvilke omkostninger der vil blive afholdt, men også hvornår der vil blive afholdt omkostninger. Input til bestemmelse af budget inkluderer
- Aktivitetsomkostningsestimater
- Grundlag for skøn
- Omfangets grundlinje
- Projektplan
- Ressource kalendere
- Kontrakter
- Organisatoriske procesaktiver
Resultatet af denne proces er
- Baseline for omkostningseffektivitet
- Projektfinansieringskrav
- Opdateringer af projektdokumenter
Projektbudgeteringen udføres parallelt med projektplanlægningsprocessen. Det er meget afhængig af tre komponenter -
- Omkostningsestimering
- Opgavevarighed
- Tildelte ressourcer
Under projektbudgettering kommunikerer projektleder med forskellige personer, der er ansvarlige for at styre arbejdsindsatsen samt estimere projektomkostningerne.
Han vil bruge forskellige projektudsigter som projektopdelingsstruktur for projektet, omkostningsestimater, historiske data og optegnelser, ressourceoplysninger og politikker.
Uden risikovurdering er budgetteringsprocessen ikke afsluttet. Risikovurderingsprocessen tager hensyn til faktorer som tidsmangel, tilgængelighed af ressourcer, udviklingsteams erfaring, den anvendte teknologi osv. Risikovurderingen kan være et beløb mellem 25 og 30 procent af de samlede projektomkostninger.
Plan for kvalitetsstyring af projekt
Kvalitetsstyringsprocesgruppen består af tre processer,
- Planlæg kvalitet
Plankvalitetsprocessen indebærer at identificere, hvilken standardkvalitet der er relevant for projektet, og hvordan man kan opfylde dem. Det inkluderer også identifikation af kvalitetsmålinger og standardmål for projektprocesser, lovkrav, produktfunktionalitet, dokumentation osv.
Input fra planens kvalitetsstyring inkluderer
- Projektledelsesplan
- Interessentregister
- Risikoregister
- Kravdokumentation
- Virksomheds miljømæssige faktorer
- Organisatoriske procesaktiver
Resultatet for kvalitetsstyringen er
- Kvalitetsstyringsplan
- Procesforbedringsplan
- Kvalitetsmålinger
- Kvalitetschecklister
- Opdateringer af projektdokumenter
- Kvalitetssikring
Denne fase inkluderer hovedsagelig to aktiviteter, først analyse af projektkvalitet og forbedring af projektkvalitet. Det er en proces med revision af kvalitetskravene og resultaterne fra måling af kvalitetskontrol for at sikre, at kvalitetsstandarden opretholdes gennem hele processen. Input til dette vil være det samme som output fra kvalitetsstyring af planen, mens
Resultatet af denne proces vil være
- Skift anmodning
- Projektledelsesplan
- Opdateringer af projektdokumenter
- Organisationsproces aktiveropdateringer
- Kvalitetskontrol
Dette udføres for at kontrollere kvaliteten gennem hele projektets livscyklus. Den definerer, hvordan kvalitetsstandarden kan overholde de definerede kvalitetsstandarder. Resultatet af kvalitetssikring vil være input til kvalitetskontrol. Mens output vil
- Målinger af kvalitetskontrol
- Bekræft ændringer
- Bekræftede leverancer
- Oplysninger om arbejdspræstationer
- Skift anmodning
- Projektledelsesplan
- Opdateringer af projektdokumenter
- Organisatoriske procesaktiver opdateringer
Projekt Human Resource Management
HR-ledelse inkluderer processen med at organisere, styre og lede projektteamet. Det består af personer med tildelte roller og ansvar for at gennemføre projektet. HR-ledelsen vil beskæftige sig med fire processer.
- Udvikle menneskelige ressourceplaner : Denne fase definerer projektroller og ansvarsområder, projektorganisationskort og personaleledelsesplan
Input til dette vil
- Projektledelsesplan
- Krav til aktivitetsressourcer
- Virksomheds miljømæssige faktorer
- Organisatoriske procesaktiver
Outputtet for dette vil være
- Plan for forvaltning af menneskelige ressourcer
- Erhverv projektteam :
Denne fase bekræfter tilgængeligheden af den menneskelige ressource og skaffer det team, der er nødvendigt for at gennemføre projektaktiviteter. Input til dette trin ville være output fra det foregående trin. Mens output fra dette stadium ville være
- Projektmedarbejderopgaver
- Ressource kalendere
- Opdateringer af projektledelsesplan
- Udvikle projektteam :
I denne fase er fokuset at forbedre holdets effektivitet, teammedlemmets interaktion og forbedre den samlede team- og projektpræstation. Input til dette trin ville være output fra det foregående trin. Mens output for dette trin ville være
- Evalueringer af holdets præstationer
- Opdateringer af virksomhedens miljøfaktorer
- Administrer projektteam :
Denne proces inkluderer sporing af teammedlemmernes præstationer, løsning af problemer, feedback og styring af et team for at optimere projektets ydeevne. Input til dette trin ville være output fra det foregående trin. Mens output for dette trin ville være
- Skift anmodning
- Opdateringer af projektledelsesplan
- Opdateringer af projektdokumenter
- Opdateringer af virksomhedens miljøfaktorer
- Organisatoriske procesaktiver opdateringer
Projektkommunikationsstyring
Projektkommunikation betyder ikke her at interagere mundtligt med hinanden, men at transmittere projektrelaterede oplysninger effektivt med projektteamet, interessenter, projektledere osv. Det skal behandle risikotiltag og -vurderinger, projektplaner, mødestyring og handlinger, anmeldelser og gang gennembrud osv.
Dette segment dækker hovedsageligt fem områder
- Kommunikation med interessenter
Det er processen med at udvikle en tilgang til at kommunikere effektivt med interessenter og forstå deres krav. Input til dette ville være
- Projektledelsesplan
- Interessentregister
- Virksomheds miljømæssige faktorer
- Organisatoriske procesaktiver
Mens output for dette vil være
- Kommunikationsstyringsplan
- Opdateringer af projektdokumenter
- Administrer kommunikation
Det er processen med at lagre, distribuere, indsamle og hente projektinformation i overensstemmelse med en kommunikationsplan. Input fra dette stadium ville være
- Virksomheds miljømæssige faktorer
- Organisatoriske procesaktiver
- Rapporter om arbejdsresultater
- Kommunikationsstyringsplan
Mens output ville være
- Projektkommunikation
- Opdateringer af projektledelsesplan
- Opdateringer af projektdokumenter
- Organisatoriske procesaktiver opdateringer
- Styr kommunikation
Det er processen med at kontrollere og overvåge kommunikation gennem hele projektets livscyklus. Input til dette stadium ville være
- Projektledelsesplan
- Projektkommunikation
- Problemlog
- Data om arbejdsydelse
- Organisatoriske procesaktiver
Mens output fra dette stadium ville være
- Oplysninger om arbejdspræstationer
- Skift anmodninger
- Opdateringer af projektledelsesplan
- Opdateringer af projektdokumenter
- Organisatoriske procesopdateringer
Resumé
Omkostningsstyring er processen med at planlægge og kontrollere projektet omkostningseffektivt. Det hjælper dig med at registrere og spore de udgifter, der er foretaget efter projektet.
For at se, at dit projekt er afsluttet i en given tidslinje og et budget, ser vi, hvilken risikofaktor der skal dæmpes i næste vejledning.