SAP Correspondance Tutorial: Configuration, Generation, Printing & E-mail

Der findes forskellige standard korrespondancetyper som f.eks. Fakturaudskrivning, kontoudtog osv. Der kan også oprettes tilpassede korrespondancetyper.

Korrespondancer kan oprettes på tidspunktet for en bestemt behandling af forretningstransaktioner eller på et senere tidspunkt for allerede oprettede transaktionsposter.

Korrespondance kan sendes til kunde / leverandør i forskellige formater som e-mail og fax. Korrespondance er grundlæggende breve osv., Som sendes fra SAP til sælger / kunde osv.

Korrespondance kan oprettes individuelt eller kollektivt, ad-hoc eller via automatiseret batchjob.

I denne vejledning lærer du-

Typer af korrespondance
Korrespondancekonfigurationer
Korrespondancegenerering
Korrespondanceudskrivning
Korrespondance via e-mail

Typer af korrespondance

Følgende er eksempler på en liste over forskellige standard korrespondancetyper, som kan kopieres for at oprette en bestemt brugerdefineret form, program osv.

Korrespondancetype	Korrespondance Beskrivelse	Udskrivningsprogram	Nødvendige data	Eksempel på standard SAP Script-formular
SAP01	Betalingsmeddelelser	RFKORD00	Dokument Nummer	F140_PAY_CONF_01
SAP06	Kontoudtog	RFKORD10	Kontonummer og dato	F140_ACC_STAT_01
SAP07	Udtalelser om vekselgebyrer	RFKORD20	Dokument Nummer	F140_BILL_CHA_01
SAP09	Interne dokumenter	RFKORD30	Dokument Nummer	F140_INT_DOCU_01
SAP10	Individuelle breve	RFKORD40	Kontonummer	F140_IND_TEXT_01
SAP11	Dokumentuddrag	RFKORD50	Dokument Nummer	F140_DOCU_EXC_01
SAP13	Kundeudtalelser	RFKORD11	Kundenummer og dato	F140_CUS_STAT_01

Korrespondancekonfigurationer

Konfiguration af korrespondance i SAP kan udføres i følgende trin nedenfor

Trin 1) Definer korrespondancetype

Sti: - SPRO> Finansiel regnskab (ny)> Tilgodehavender og tilgodehavender> Kundekonti> Linjeposter> Korrespondance> Foretag og kontroller indstillinger for korrespondance> Definer korrespondancetyper

Transaktionskode: - OB77

Her er forskellige SAP standard korrespondancetyper tilgængelige. Du kan også oprette dine tilpassede korrespondancetyper. Du kan angive, hvilke data der kræves for at generere en korrespondance, f.eks. For kontoudtog kan du angive, at kunde / leverandørmester er nødvendig for udsagnet. Du kan også angive datoparametre og teksten, der skal vises til datovalg.

Trin 2) Tildel program til korrespondancetype

Sti: -SPRO> Finansiel regnskab (ny)> Tilgodehavender og tilgodehavender> Kundekonti> Linjeposter> Korrespondance> Foretag og kontroller indstillinger for korrespondance> Tildel programmer til korrespondancetyper

Transaktionskode: - OB78

Her skal du linke korrespondancegeneratorprogrammet til korrespondancetypen. Du kan også angive forskellige programmer til forskellige virksomhedskoder. (Du kan også angive standardvarianten her for programmet, der skal udføres. Du kan oprette en sådan variant fra transaktion SE38 / SA38 for programmet.)

Du kan også oprette dit eget brugerdefinerede program som en kopi af standardprogrammet og kan foretage passende ændringer for at imødekomme ethvert af dine kundespecifikke behov.

Trin 3) Bestem opkaldsfunktioner for korrespondancetype

Sti: -SPRO> Finansiel regnskab (ny)> Tilgodehavender og tilgodehavender> Kundekonti> Linjeposter> Korrespondance> Foretag og kontroller indstillinger for korrespondance> Bestem opkaldsfunktioner

Transaktionskode: - OB79

Her skal du specificere, på hvilket tidspunkt du kan generere den bestemte korrespondancetype. Du kan også angive en anden indstilling for forskellige virksomhedskoder. De forskellige tilgængelige muligheder er: -

På tidspunktet for dokumentindtastning (f.eks. FB50, FB60 osv.)
På tidspunktet for bogføring af betalinger (f.eks. F-28, F-26 osv.)
På tidspunktet for dokumentvisning eller ændring (f.eks. FB02, FB03 osv.)
På tidspunktet for kontovisning (f.eks. FBL1N, FBL5N osv.)

Trin 4) Tildel korrespondanceformular til korrespondanceudskrivningsprogram

Sti: -SPRO> Finansiel regnskab (ny)> Tilgodehavender og tilgodehavender> Kundekonti> Linjepostkorrespondance> Foretag og kontroller indstillinger for korrespondance> Definer formularnavne til korrespondance Udskriv

Transaktionskode: - OB96

Her skal du angive, hvilken formdefinition der skal bruges af korrespondanceudskrivningsprogrammet. Du kan også angive en anden indstilling for forskellige virksomhedskoder. (SAP Script-formularen defineres ved hjælp af transaktionen SE71 , hvor de forskellige data arrangeres i outputformatet for at blive behandlet. Denne SAP Script-formular definerer layoutet i output.)

Du kan også bruge tocifrede formular-id'er, hvorved du kan ringe til forskellige formularer til forskellige formular-id'er i den samme firmakode.

Dette formular-ID kan gives i valgskærmen for det udskrivningsprogram, der genererer korrespondance. Du kan kun vælge et formular-ID ad gangen for en korrespondancetype. Du kan oprette flere korrespondancetyper, der udløser forskellige form-id'er.

Trin 5) Definer afsenderoplysninger for korrespondance

Transaktionskode: - OBB1

Du kan her linke detaljerne for sidehoved, sidefod, signatur og afsender. Denne tekst defineres ved hjælp af transaktionen SO10 med tekst-ID som linket ovenfor (f.eks. ADRS). Du kan også angive en anden indstilling for forskellige virksomhedskoder. (Også tocifret afsendervariant kan defineres, som du kan give til udvalgsparametrene for udskrivningsprogrammet. Dette vil muliggøre forskellige afsenderoplysninger inden for samme firmakode.)

Trin 6) Definer sorteringsvarianter for korrespondance

Transaktionskode: - O7S4

Du kan her angive, i hvilken rækkefølge korrespondancebogstaverne bliver genereret. F.eks. Hvis du genererer kontoudtog for flere leverandører, bliver leverandører sorteret i denne rækkefølge, og derefter genereres brevet. Denne sorteringsvariant kan gives i valgskærmen for det udskrivningsprogram, der genererer korrespondance.

Trin 7) Definer sorteringsvarianter for linjeposter i korrespondance

Transaktionskode: - O7S6

Du kan her angive, i hvilken rækkefølge de forskellige linjeposter vises i korrespondancebogstaver. F.eks. Hvis en leverandørkontoudtog har flere fakturaer, bliver fakturaer sorteret i denne rækkefølge, og derefter bliver brevet genereret.

Denne sorteringsvariant kan gives i valgskærmen for det udskrivningsprogram, der genererer korrespondance.

Korrespondancegenerering

Som tidligere vist også under konfiguration af opkaldspunktet, kan korrespondancen genereres på nedenstående tidspunkter: -

På tidspunktet for dokumentindtastning (f.eks. FB50, FB60 osv.)
På tidspunktet for bogføring af betalinger (f.eks. F-28, F-26 osv.)
På tidspunktet for dokumentvisning eller ændring (f.eks. FB02, FB03 osv.)
På tidspunktet for kontovisning (f.eks. FBL1N, FBL5N osv.)

Korrespondance kan genereres for et bestemt dokument eller for leverandør (er) / kunde (r) konto. Efterfølgende dias vil forklare genereringen af korrespondance via forskellige måder og dens udskrivning.

Generering af korrespondance (metode A): -

Korrespondancen kan genereres, mens du opretter, ændrer eller viser dokumentet.

Gå til Miljø> Korrespondance, og vælg relevant korrespondancetype, se f.eks. Nedenstående skærmbillede i FB70- kundefakturaoprettelse: -

På samme måde kan du oprette korrespondancen fra dokumentvisning / ændring fra transaktionen, som i FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N osv.

Generering af korrespondance (metode B)

For eksisterende regnskabsdokumenter kan du bruge transaktionskode FB12 .

Herefter indtastes virksomhedskoden, og den spørger korrespondancetypen. Vælg korrespondancetype, så beder du dig om at indtaste dokumentnummer / kontonr. osv. baseret på korrespondancetypeindstillingen. Herefter anmodes korrespondance.

Generering af korrespondance (metode C)

Fra transaktion F.27 kan du generere korrespondance (kontoudskrift) for leverandør (er) / kunde (r).

Her "Indikator i hovedregistrering" skal den angivne værdi matche med den værdi, der er angivet i kunde- / leverandørstamdata> Firmakode> Korrespondance.

Hvis du markerer afkrydsningsfeltet "Individuel anmodning", så hvis den samme leverandør / kunde har linjeposter i flere virksomhedskoder, genereres der en separat erklæring for hver virksomhedskode.

Korrespondanceudskrivning

Korrespondanceudskrivning (metode A): -

Brug transaktionskode F.61 til at udskrive den relevante korrespondancetype, der allerede er genereret. Ved udførelse udskriver den simpelthen korrespondancen (Hvis e-mail / fax osv. Er konfigureret, genereres output i det format)

Korrespondanceudskrivning (metode B): -

Fra transaktion F.64 kan du se korrespondancebrevet (Spool) genereret og kan udskrive det. (Forskellen fra F.61 er, at du i F.64 også kan udføre andre operationer (som sletning, forhåndsvisning af udskrivning osv.) For allerede genereret korrespondanceanmodning.)

Den genererede spole kan ses og udskrives fra transaktion SP02 eller System> Egen spoolanmodning.

Korrespondance via e-mail

Vedligehold e-mail-adressen i indstillingen i kunde- / leverandørmaster> Generelle data> Fanen Adresse> Kommunikation, og vælg kommunikationsmetoden som e-mail.

Oprethold også e-mail-id'et i kunde- / leverandørmasteren> Firmakodedata> Fanen Korrespondance.

Derefter vil korrespondancen for denne kunde / sælger blive genereret i e-mail-format i stedet for udskrivning (Under hensyntagen til brugerindgangsindstillingen foretaget for at bestemme kommunikationsmetoden i brugerudgangen angivet i næste dias.)

(Bemærk: På samme måde kan du foretage indstillinger for faxoutput ved at vælge standardkommunikation som FAX og vedligeholde faxnr.)

Denne artikel er bidraget af Manisha Singh